今回は、「仕事が早く片付く！」オンライン（Web）会議の進め方とファシリテーションのやり方について、解説します。
コロナ禍でオンライン会議をやる機会が激増しました。私は外資系企業と数多くお付き合いをしているため、かなり前からオンラインでのミーティングは日常でしたが、今回のパンデミックでようやく日本企業も世界標準に追いついて来た、と感じています。
実はオンラインに限らず、以前から外資系と日本企業とではやり方が違うな、と感じていたのが「会議の進め方」でした。
オンライン会議の上手な進め方のコツ
①参加者に事前にアジェンダを示し、開催の目的と決めるべきゴールを明確に示す
最近は日本企業でもかなり徹底されるようになってきましたが、外資系ではまず、会議の開催前に参加者に、アジェンダ（議題）が明確に示されます。
外資系はジョブ型雇用が一般的で、個々が明確なタスクで動いています。なので、同僚や部下であっても他者の時間を抑えるには、その目的を明確にすることがマナーです。
その点、日本企業は曖昧でぬるっとしがち。「○○の件」とお題こそ示されますが、「詳しくは当日･･･」というのが一般的でした。
特にオンライン会議になってから「30分1枠」となることが多く、ここから話していたら、時間がいくらあっても足りません。
②冒頭で本日の参加者紹介と、アジェンダおよびゴール提示をなるべく短時間で行う
開催時もダラダラ集まり、なんとなく打ち合わせに進んではいけません。
オンラインでは画面レイアウトにより誰がいるのか把握しづらいことも多いので、冒頭でさっと「出欠を確認する」のが有効です。
また、事前にアジェンダを示しているとは言え、事前に読んでおらず、ぼんやり参加している人が大勢を占めます。改めてアジェンダを簡潔に説明し、全員で共有しましょう。
そしてポイントは、アジェンダだけでなくこの場の「ゴール」も明確に示すことです。
曖昧に「皆さんの意見が欲しい」ではなく、「決めたいこと」を明確に示しましょう。
会議に限らず仕事を前に進めるためには、常に「ネクストアクション」を明確化し、「誰が」「何を」「いつまでに」やるのか、ハッキリ言語化することが大切です。
③オンラインミーティングツールの設定を見直し、参加者は主催者を待たずにダイレクトに入室できる設定に変えておく
3つ目は、Webミーティングツールのセッティングについて。ZOOMやTeams、Webexなどのオンラインミーティングツールの多くは、デフォルトが参加者はいったん「待機所」に入り、主催者が許可したら入室できる仕様になっています。
ただしこれだと開催直前にしか入室できず、時間を食います。万一、主催者が遅れた場合、参加者全員が待ちぼうけをくらいます。
ですので、オンラインミーティングツールの設定を見直し、参加者は主催者を待たずにダイレクトに入室できる設定に変えておくことをオススメします。
そうしておくことで参加者は事前に自分のタイミングで入室できて、事前に挨拶などを済ませておくことも可能。会議の開催がスムーズになります。
主催者が行うべきファシリテーションの仕方
ここからは、主催者が行うべきファシリテーションのコツです。
④参加者には冒頭だけでもいいので、顔出しをお願いする
日本ではネットワーク帯域の確保を理由に、「顔出し禁止」をルールにしている企業も少なくないのですが･･･本来は顔が見えないとオンラインミーティングの効果は半減してしまいます。
常時オンにしなくてもよいですが、発言する際、あるいは冒頭だけでも顔出しをしてもらうよう、お願いしましょう。
⑤他者の発言中のミュートや資料共有の仕方などをアドバイスする
主催者は、参加者に対する
・他者が発言中は音声をミュートしてもらう、逆に発言する際のミュート忘れを注意する
・資料共有の仕方など操作方法をアドバイスする
なども役割です。
自宅などさまざまな場所から参加するオンライン会議は環境音などのノイズが気になり、当事者は意外と気が付きません。
また、ツールにより微妙に異なる各種機能の操作方法に戸惑う参加者もいます。
こういう場合、的確にアドバイスして会議体を快適な環境に保つのは、主催者の役割だと認識しましょう。
⑥発言の少ない人を指名して発言を促す
日本人は「指名されないと発言しない」奥ゆかしさがあります。そして「本当は発言したかったのに、振られなかったから･･･」と後で文句を言う人も一定数、存在します。
主催者は極端に発言が少ない人には指名して発言を促すなど、全体として議論を活性化させるアクションも求められます。
特にオンラインでは画面オフでミュートにされると存在自体が消えてしまうため、注意しましょう。
まとめ
いかがでしょうか。今回は、オンラインミーティングツールを使ったWeb会議の進め方と、ファシリテーションの仕方を解説しました。
リアルな会議にも共通する部分もありますが、オンライン特有の注意点もあります。
会議体を有用に進行させるのも立派なビジネススキルの1つです。多くの人の時間を使う会議の場を有効に行い、仕事が前に進むよう、心がけましょう。
●会議のアジェンダ（開催の目的と議題、目指すゴール）を事前に伝える
●アジェンダは会議冒頭でも改めてしっかり説明・共有する
●主催者は参加者の出欠を取り、顔出しや発言を促し、操作方法についてのアドバイスもしっかり行うなど、議論が活性化し、決められた時間内で目指すゴールに到達できるようにつとめる
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